Pencatatan Keuangan Usaha Jajanan Gerobak

1. Catatan Pengeluaran Usaha

Catatan ini mempunyai kegunaan adalah untuk mencatat semua pengeluaran usaha seperti: modal bahan baku, biaya operasional usaha (listrik, gaji, sewa, renovasi, tempat usaha, dan sebagainya) dan biaya lainnya.

Catatan ini sangat bermanfaat untuk mengetahui dan mengontrol pengeluaran-pengeluaran dalam usaha Anda.

Khusus untuk usaha yang keuangannya dipegang oleh orang lain atau karyawan, Anda perlu membuat sistem yang ketat sehingga tidak terjadi penyelewengan seperti pengeluaran yang tidak terlalu penting.

Mungkin perlu membuat aturan bahwa pengeluaran hanya dapat dilakukan oleh pemilik usaha kecuali untuk hal-hal darurat dan sudah mendapatkan izin oleh pemilik usaha walaupun baru secara lisan.

Tip Mengontrol Pengeluaran Usaha (Apabila Dikerjakan Orang Lain):

• Lakukan kontrol pada catatan pengeluaran secara periodik, misalnya setiap hari untuk perhitungan jumlah, perhitungan mingguan, atau setiap bulan. Buatlah sistem aturan pengeluaran keuangan berikut sanksi-sanksinya.

• Apabila melakukan transaksi pengeluaran harus disertai tanda bukti pengeluaran seperti nota, kuitansi tanda terima, dan sebagainya. Maka pemilik usaha dapat dengan mudah melakukan pengecekan pengeluaran karena dapat diketahui dari nota kuitansinya.

• Untuk usaha jajanan gerobak yang sudah berkembang dan memiliki banyak cabang sebaiknya pembelian bahan melalui pihak agen atau supplier agar dapat Iebih mengontrol pengeluaran karena tanda bukti dikeluarkan oleh supplier yang sudah menjadi langganan usaha Anda.

• Pengeluaran yang akan dilakukan, dibuatkan daftar rencananya (seperti anggaran) contoh: setiap tanggal 5, pembayaran gaji karyawan dan sebagainya. Tanggal 10, belanja bahan pelengkap secara bulanan dan sebagainya. Sehingga Anda dapat menyediakan jumlah uang yang cukup dan adanya pengontrolan dalam penerimaan jumlah uang pada pegawai. Janganlah memberikan keseluruhan uang usaha pada orang lain untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan seperti penyelewengan. Berikanlah cadangan uang cash yang nilainya tidak besar untuk pengeluaran yang tidak terduga dan mempermudah transaksi pembelian yang harus dilakukan mendadak.

• Berikan ketentuan untuk pengeluaran dalam nilai tertentu (nilai besar) untuk mendapatkan persetujuan dengan tanda tangan Anda.

• Bila keuangan dipegang pihak lain persetujuan pengeluaran dalam jumlah tertentu harus ditandatangani walaupun Anda secara lisan sudah mengetahuinya.

Contoh: Pengeluaran dalam jumlah di atas jima puluh ribu harus mendapatkan persetujuan Anda terlebih dahulu.

2. Catatan Pemasukan Usaha

Kegunaan dari catatan pemasukan usaha adalah untuk mengetahui berapa banyak pemasukan hasil penjualan setiap hari dan juga dapat diketahui total pemasukan yang dapat dihasilkan usaha setiap bulannya.

Tip Mengontrol Pemasukan Usaha (Apabila Dilakukan Orang Lain):

• Lakukan pencatatan pemasukan hasil penjualan setiap hari bagi dan pencatatan pembayaran order bagi pemasukan setiap ada pesanan dan jumlahkan nilainya setiap bulan.

• Setiap pemasukan harus dituliskan dalam nota pembelian. Nota pembelian dapat berbentuk kuitansi penerimaan pembayaran (bon). Hal ini khusus untuk usaha jajanan gerobak yang mangkal atau menetap. Bila Anda memilih jenis usaha gerobak keliling mungkin bon cukup disediakan saja karena pembeli jajanan gerobak tidak selalu minta bon pembelian. Pengontrolan pemasukan pada usaha gerobak keliling difokuskan pada stok. Perhitungan stok awal dikurangi stok akhir dikalikan harga jual merupakan hasil penjualan. Dan hasil penjualan dapat diketahui jumlah pemasukan usaha setiap harinya.

• Usahakan pada satu tahun pertama, Anda mengawasi pemasukan usaha sehingga mengetahui pola pemesanan order. Misalnya, pemilik usaha jajanan gerobak sudah mengetahui berapa rata-rata jumlah penjualan setiap harinya juga mengetahui hari-hari ramai dan hari-hari sepi seperti penjualan di hari biasa dan penjualan di akhir pekan. Anda sudah dapat mengetahui pola rata-ratanya sehingga apabila jauh berbeda Anda segera mencari tahu penyebabnya.

• Lakukan pencatatan keuangan bergantian dengan pegawai Anda. Pergantian tugas tersebut dilakukan pada hari yang berbeda kemudian lakukan pengecekan dan perbandingan antara pencatatan pemasukan yang Anda lakukan dan yang dilakukan oleh karyawan. Hal ini bermanfaat untuk mengetahui hasil pemasukan secara Iangsung dan sekaligus melakukan kontrol pemasukan usaha.

• Pemasukan usaha gerobak jajanan harus disetorkan langsung pada pemilik setiap hari. Hanya disisakan jumlah tertentu untuk uang dana tak terduga. Hal ini dilakukan untuk menghindari yang tidak diinginkan seperti: pencurian, penyelewengan dana, dan sebagainya.

3. Buku Catatan Arus Kas

Pencatatan arus kas adalah untuk mengetahui keluar masuknya keuangan usaha dalam satu buku sehingga pemilik dapat mengetahui saldo atau jumlah modal usaha yang tersisa.

Pencatatan arus kas dapat berguna bagi pemilik usaha yang hendak mengajukan kredit usaha, terutama arus kas dicatat dalam saldo rekening di bank. Pemilik usaha harus menjaga saldonya tetap rutin keluar masuk sehingga dapat menjadikan rekening tabungan untuk mempermudah mendapatkan dana kredit.

Tip Mengontrol Arus Kas

• Akan lebih baik bila Anda melakukan penyetoran uang pemasukan ke bank setiap harinya. Buatlah catatan pada buku arus kas usaha disertai bukti setor yang sudah disahkan bank.

• Sebagai pemilik usaha, hanya Anda yang dapat melakukan penarikan uang di rekening bank. Apabila Anda melakukan penarikan uang untuk keperluan usaha, catatkan pada buku arus kas disertai dengan bukti penarikan tunai, setelah itu catatkan pada buku pengeluaran dengan keterangan pengeluaran yang dilakukan.

• Selalu melakukan cek kesamaan antara saldo rekening bank dengan catatan arus buku kas. Jumlah yang tertera pada saldo harus sama nilainya dengan jumlah di buku kas.

4. Pencatatan Stok

Pencatatan stok dilakukan untuk mengetahui keluar masuk dan jumlah persediaan bahan baku untuk operasional usaha.

Pada usaha jajanan gerobak perlu diperhatikan stok bahan yang harus disediakan untuk produksi dan juga stok bahan yang dibawa oleh penjual sebelum berjualan dan perhitungan sisa stok bahan yang tidak terjual setelah berjualan. Hal ini gunanya untuk memperhitungkan berapa penjualan yang menjadi pemasukan usaha.

Tip Mengontrol Stok

• Pencatatan stok dilakukan setiap ada barang yang masuk atau dikeluarkan, untuk barang masuk sesuaikan dengan nota pembelian dan untuk pengeluaran barang disesuaikan dengan catatan keterangan pengeluaran.

• Buatlah catatan (khusus pemilik) perbandingan keperluan bahan baku. Contohnya untuk pemasukan pendapatan usaha dengan jumlah Rp300.000 akan memerlukan bahan baku sebanyak sekian atau belanja senilai Rp100.000 Sehingga secara global Anda dapat mengetahui perbandingannya.

• Pisahkan stok bahan baku usaha dengan bahan yang dikonsumsi untuk pribadi dan karyawan. Gunanya untuk memudahkan pengecekan stok karena tidak tercampur.

• Periksa catatan stok setiap hari untuk mengetahui persediaan bahan yang hampir habis. Lakukan pemeriksaan kecocokan jumlah bahan yang dibeli dengan nota pembelian dan keterangan jumlah bahan yang dikeluarkan setiap ada pesanan atau setiap bulannya.

• Buatlah jadwal dan batasan jumlah pembelian dari masing-masing bahan untuk menghindari hal-hal seperti, kelebihan stok dan bahan terbuang, pemborosan, dan tidak efisien.

Contohnya:

• Pembelian Mi untuk 180 porsi adalah kurang lebih 10 kg dengan perbandingan 1 kg untuk 18 orang.

Gunanya: Agar lebih efisien dalam pengeluaran dana pembelian ini sudah menggunakan patokan jumlah mi untuk usaha jajanan gerobak ini.

• PembeIian ayam potong untuk masakan bumbu ayam pesanan 180 porsi adalah kurang lebih 6 ekor, dengan patokan 1 ekor ayam ukuran 1 kg untuk 30 porsi.

Gunanya: agar Iebih tepat dalam jumlah pembelian ayam karena sudah menggunakan patokan potongan ayam untuk bumbu mi ayam.

• Bila Anda mempekerjakan karyawan untuk usaha gerobak keliling, sangat penting untuk mencatat stok awal bahan baku yang dibawa penjual dan stok akhir yang tersisa. Berdasarkan pengurangan stok awal dan stok akhir Anda dapat mengetahui hasil penjualan setiap hari.

5. Catatan Inventaris Barang

Pencatatan atau inventaris barang gunanya adalah untuk mengetahui jumlah peralatan dan perlengkapan usaha. Peralatan dan perlengkapan yang sering dipakai kemungkinan akan rusak dan hilang. Sehingga pemilik harus melakukan pencatatan dan pemeriksaan pada perlengkapan agar dapat terus memantau jumlah dan kondisi barang usahanya. Dalam usaha jajanan mangkok atau piring pecah dan sendok hilang sering terjadi.

Tip Mengontrol Inventaris Barang

Saat awal berdiri usaha, Anda harus melakukan pencatatan jumlah peralatan dan perlengkapan secara keseluruhan. Buatlah salinan pencatatan jumlah barang dan berikanlah pada karyawan yang dikuasakan.

Wajibkan pada karyawan Anda untuk melaporkan barang yang rusak dan hilang kemudian tanyakan penyebabnya, misal: piring pecah, sendok hilang, kompor rusak, dan sebagainya.

Buatlah panduan, penanggulangan kerusakan barang seperti piring pecah oleh pelanggan wajib mengganti senilai tertentu, kalau barang hilang adanya pertanggungjawaban karyawan dan kerusakan barang segera lakukan perbaikan.

Pencatatan khusus barang hilang dilakukan apabila ada barang yang hilang dan sudah tidak dapat dipakai juga pencatatan apabila ada barang baru ke dalam buku catatan inventaris barang.

Dengan berkala lakukan pengecekan jumlah barang secara Iangsung cocokkan dengan catatan inventaris apakah sama? Apabila tidak sama, lakukan penelusuran dan pencarian barang. Saat melakukan pengecekan jumlah barang sebaiknya lakukan pemeriksaan kondisi barang, apakah masih dalam keadaan baik, utuh dan tidak cacat? Apabila terdapat barang yang hampir rusak lakukan Iangkah perbaikan dan penanggulangan secepatnya sehingga pada saat hendak dipakai barang dalam keadaan siap pakai.